"Nous garantissons un degré d’exactitude de 99,99%"

A Hi-Tech, notre philosophie c’est la qualité, encore la qualité et toujours la qualité. Nous faisons plusieurs contrôles de qualité et suivons une procédure de vérification afin de nous assurer que l’exactitude du travail soit de 99,99% ou plus. Le type de procédure que nous suivons dépend des données saisies et du niveau d’exactitude requis par le client. Les méthodes suivantes sont celles qui sont utilisées par notre personnel de désirée de qualité afin d’obtenir le degré d’exactitude le plus élevé.

Double saisie
Le travail de saisie de données est divisé en groupes de donnée et chaque groupe dispose d’une " Feuille d’instructions pour la saisie". Deux dactylographes saisissent les données dans des fichiers différents afin de générer deux sorties de données différentes, disons A et B. Les deux fichiers sont comparés par un logiciel. Le programme s’ arrête à chaque incohérence rencontrée entre les deux fichiers permettant ainsi aux opérateurs de corriger les erreurs. Ce travail de comparaison est effectué par deux opérateurs afin de générer deux sorties de données différentes, disons C et D. Les deux fichiers (C et D) sont de nouveau comparés électroniquement afin de générer un dernier fichier disons E. Le fichier E est vérifié pour s’assurer que le degré d’exactitude de 99,995% est atteint. Le fichier des données ainsi généré est copié sur un CD puis envoyé par courrier au client. Simultanément, les fichiers des données sont transférés quotidiennement sur le site FTP Internet. Lecture optique de caractères et entrée manuelle des données Parfois, quand le texte à traiter est imprimé clairement ou dactylographié nous utilisons la technologie de lecture optique de caractères pour procéder à une première saisie des données. La deuxième saisie se fait manuellement. Cette méthode réduit la durée du traitement et de ce fait le prix demandé au client en est réduit d’autant. Vérification d’adresse Pour les répertoires d’adresses ou les bulletins dans lesquels se trouvent des adresses de voiries, ZIP, etc., nous vérifions les adresses par l’intermédiaire de base de données USPS les plus courantes. La vérification électronique souligne les entrées correctes mais aussi toutes les incohérences qui pourraient se trouver dans les adresses de voirie et les ZIP. Vérification d’adresse électronique Nous disposons d’un logiciel de vérification d’adresse électronique qui vérifie l’existence de la boite aux lettres et si elle est active. Manuscrit Il arrive quelque fois que le texte soit écrit à la main et donctrès difficile à lire. Dans ce cas il s’est avéré que le système de vérification par double entrée est inutile et ne permet pas de réduire le nombre d’erreurs. La meilleure chose à faire est de le saisir puis de le faire corriger soigneusement par le personnel expérimenté.